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何帆|9年,16本书,我的时间管理六原则【斑斓&#183新思维】

添加时间:2016-12-12 02:58 编辑:冷蝴蝶
作 者 | 何 帆(法 官) 经常 有朋友问,你是如何进行时间管理和统筹规划的?在他们看来,虽然经常出差、加班,但朋友圈里晒美食、电影、美剧和新书,节假日游山玩水,我几乎一样不落,与此同时,2007年至今,在另一个“平行时空”里,我完成了下述工作: 翻



作 者 | 何 帆(法 官)


经常有朋友问,你是如何进行时间管理和统筹规划的?在他们看来,虽然经常出差、加班,但朋友圈里晒美食、电影、美剧和新书,节假日游山玩水,我几乎一样不落,与此同时,2007年至今,在另一个“平行时空”里,我完成了下述工作:


翻译《批评官员的尺度》《九人:美国最高法院风云》等11本书,编注《中华人民共和国刑法注释书》,撰写《刑民交叉案件审理的基本思路》等3本学术专著,创作《大法官说了算:美国司法观察笔记》,并于近期修订再版,增补20余万字;凭一人之力打理微信公号“”,除了约稿,每3周发表一篇书评类或研究类原创文章;2015至2016年,在清华大学法学院教授了两个学期《中国司法制度和司法改革》课程……


面对大家的疑问,夸张的答法是“学会了时间折叠术”,情怀的答法是“受好奇心和虚荣心驱动”,敷衍的答法是“你要比别人更勤奋一些”。不过,既然那么多人好奇,我还是花时间盘点过一次,并吸收到今年9月21日在知乎live发表的《一名法官的写作技巧和时间管理》演讲中。下面抽出其中涉及时间管理的部分,加入最近一些思考,与各位读者分享。


我把自己时间管理方面的经验,大致概括为六个原则,即:黄金时间原则、兴趣导向原则、整合零碎原则、Deadline原则、正向激励原则和统筹叠加原则


第一个,黄金时间原则。就是要通过不断调试,选择在最合适的时间、最优质的状态,做最适合去做的事。从生理上讲,每个人注意力的集中程度、接受新知的能力、领悟问题的水平,在不同时间段、不同地点是不一样的。例如,上大学时,有人觉得在宿舍床上看书效率最高,有人觉得在图书馆效率最高,有人觉得在教室自习效率最高。又或者,我读书、翻译、写作时,喜欢听各种电影原声乐,不听就思路分散,坐立不安。但也有朋友说,任何声音或噪音都会让自己分心,写作时必须绝对安静。

    

所以,如果你不确定什么是自己的“黄金时间”和“舒适区域”,可以考虑做一个测试,看看自己在什么时间段、什么状态下,做某件事的效率最高、效果最好,然后尽可能在那个时间去做。一些前提条件也可以据此设定,例如,饭前还是饭后,要不要午休,等等。

    

需要指出的是,随着每个人工作节奏、生活状态的变化,“黄金时间”也是会改变的。例如,有的人过去下班时间可以做很多事,后来有了孩子,基本就成了孩奴。又比如,我刚到最高法院工作时,手头的事务相对简单,工作强度、压力也不大,下班回家可以把脑袋清空。晚上8点到12点,就是自己的“黄金时间”,可以从容不迫地做翻译,效率也很高,最多一次译出了8000字。但2013年以来,手头任务日益繁重,烧脑又伤神,回家连开电脑的心情都没有,晚上最大的放松变成了追美剧和看电影。

    

但是,翻译活儿还得干啊,我做了些测试,发现早上可利用的时间虽然短,但脑子最清醒,翻译效果也好。所以将“黄金时间”调整为早上。这样晚上可以早睡,早上比过去提前一小时起,时间虽然缩短,但翻译效率要比晚上高一倍。当然,这个经验比较适合在校学生或不坐班的人,对上班族可能不大适用,因为我家离单位相对近一些,浪费在路程上的时间不多。

    

确定了自己的“黄金时间”后,就可以做一些整体规划,尤其是那些作息、工作时间比较规律的人。例如,在什么时间段做什么事,大致什么时候完成,可以借助日志、手账或《效率手册》完成,或者下载“滴答清单”等App。这类规划可以是一个概括的时间段,也可以精确到小时。当然,处女座或者上升星座是处女座的可以对自己更苛刻一些,精确到分钟也无所谓。


第二个,兴趣导向原则。有朋友问过我,如果事先有明确的规划,但突然冲劲上来了,完全沉浸在一个事情中,怎么办?要不要打乱之前的安排,但这样会不会影响整体规划?

    

我认为,这个问题得区别对待。如果让你不能自拔的,是打游戏、微信群聊、刷朋友圈,那最好强化自控力,严格按规划办事。但如果是创作一篇文章、检索一项资料、翻译一本书,这种“冲劲”其实是可遇不可求的,有时会比按规划渐进效果更好,而且更容易激发灵感。这时就可以考虑重新规划,至少先把这项工作继续推进,直到事情做完或者激情燃尽。至于被耽误的事,只要不是特别急迫的,可以利用下一步富裕的时间做。由于你的冲劲或者燃情,原本需要3天完成的事,可能1天就完成了,这样余下时间可以完成被耽误的事。

    

再举个小例子,我博士论文写的是刑事没收,2007年出版。这两年“没收”话题很热,我很想结合实务最新进展,修订一下这本书,但总是顾不上。正好前段时间台湾地区也修改“刑法”,实行“没收新制”,收到朋友从台湾弄来的最新研究资料,粗略浏览后,又有了修订旧文的冲动,于是用一晚上时间,将中英文数据库涉及没收、追缴、责令退赔的文章全部下载,并分类建立了文档,写好了新问题清单,列出了研究规划。这就属于临时起意的研究冲动,但一下子把一项耽误很久、久拖未决的事情提上议事日程,何乐而不为呢?


第三个,整合零碎原则。许多人会抱怨,生活时间全部被整体切割了,要么属于老婆,要么属于老板,要么就得绕着孩子转。单身狗们也会抱怨,时间完全是碎片化的,完全没有整块时间坐下来沉静看会儿书。其实,只要有兴趣驱动,零散时间也是可以作为“黄金时间”的。例如,从学习知识的角度讲,现在很多图书、杂志、讲座、知识App都已音频化,做家务、开车的间隙,都是可以听的,按照正常速度,一分钟可以听200个字,10分钟就够听一篇短文了。


在整合零碎时间方面,我有两个建议:


第一个建议是,将整体规划与统筹零碎时间结合起来。例如,我想写一篇关于法院知识管理的文章。可以有整块儿时间看相关图书,零碎时间(如等人、排队)就用来读微信公号上关于时间管理的文章,顺手在备忘录上做些笔记。乘车闭目养神时,就把之前读书或笔记的内容在脑子串一遍。如果所有碎片时间都在思考同一件事情,等静下心来写时,结构可能已经成型,思路也会比较通畅。


第二个建议是,提升利用零碎时间的效率。以我个人为例,从2013年开始,我出差的频率大幅增加,有时一周得出去两三次。这样很多规划都会打乱。后来发现,在高铁、飞机上,要么网络不太好,要么手机必须关机,完全是可以有效利用的时间,而且比平时更容易收心,所以就尝试着在旅途中做些工作。


后来发现,无论阅读、写作还是翻译,效果都挺不错。当然,这里面也有一个舒适度的问题,如果你特别困,那就睡一觉,没必要强迫自己。总体来说,近些年自己比较得意的几篇作品,都是在飞机上完成的,可能就是因为没办法玩手机,写的专心,思路集中,文气顺畅的缘故。


这里推荐一个名叫Forest 的App。这是一款帮助人们建立“远离手机”习惯的软件。操作逻辑是,打开App,开始读书或写作之前,系统自动播下一颗种子,只要你专心致志,种子就会逐渐长成一棵大树,一旦滑动手机或打开其他App,树苗就会枯死。如果你养成每天专注一小时的习惯,大树就会汇聚成一片“专心森林”。




第四个,Deadline原则。我在知乎网站上看到过一篇关于介绍提高学习效率的“爆款”文章,说学习必须要有仪式感,洗头洗澡,剪好手指甲脚趾甲,穿什么衣服,坐什么方位,都有讲究,其实我身边不少朋友也是这样的。


这固然有寻找“舒适度”的因素,但实话说,所谓仪式感,就是重度拖延症的表现。沐浴更衣剪指甲做法事,实质上就是一种逃避,和内心那个抗拒做事的自我在拉锯。之所以不想干,有的是没思路,有的是没兴趣,有的是畏惧陷入某种状态,有的还有抵触情绪,上司、老板或客户越催越不想干。


这个时候,所谓个人时间管理,其实不纯粹是一个“管理”时间的问题,而是一个情绪管理问题,说白了就是自律。认真评估一下自己因为拖延可能要额外付出哪些成本,或者人为给自己施加一些压力,都是很好的办法。


所以,还是得用各种方式,给自己设一个Deadline。有的Deadline本来就客观存在,比如记者的截稿时间,不交稿就得开天窗;上司要求你提交报告的最后时限;法律规定的审限,等等。善于利用时间的人一般都会预留一定的提前量,把Deadline设得靠前一点,这样一是可以防止各种意外出现,二是留下时间讨论修改,尽可能减少失误和偏差。


但是,不管怎么逼自己,都不能不睡觉。有人也问过我是不是不睡觉,让我很无语。“不睡觉,挂得早”。这就像微信之前转的一个段子,有没有少睡觉又可以活得很长的办法。答案是:没有。时间管理也是健康管理,千万不要用摧残自己健康的方式去节约时间,哪怕你是在校学生。


当然,这里又可以衍生出几个小原则:


第一,定期盘点。就是适时盘点一下待办事项,哪些是临近Deadline的,哪些是被重度拖延的,哪些是内心抗拒又不得不做的,然后结合自身情况,分别制定完成时间表。


第二,及时说不。有些事当时基于各种原因(喝多了、碍于情面、强行摊派、单方通知、不便公开拒绝),勉强答应下来,事后又百般扭捏抗拒不想做。这个时候,就得考虑拒绝的问题了。因为你拖得越久,委托方就越被动,还不如早点儿说不,让人家预做准备。此外,越是内心抗拒,完成质量可能越差,与其交个“半拉子工程”挨骂,还不如实话实说交底。


第三,集中克难。被“拖延”的诸项事务中,一定有一个是被“重度拖延”,但又不得不完成的。而这样一个“老大难”问题,肯定会破坏整体节奏,并影响到完成其他拖延事项的心情。所以,每周我都会固定选取半天时间,集中解决排名第一的“老大难”问题。


第五个,正向激励原则。一个事情总拖着不干,你会焦虑不安,最后延误或失败,你也会很有挫败感或者沮丧。这种挫败感和沮丧,会直接影响到未来做类似工作的兴趣和信心。所以,不能让这种焦虑感和挫败感影响到你,尤其是持续影响到你。这时候就需要给予自己一些正面的激励或者鼓励。


例如,按时或者提前完成一项工作,内心自然会有满足感和愉悦感。除了内心满足,还可以在制定规划的同时,设定一个激励机制。例如,完成一个总体规划,可以奖励自己一顿大餐,完成一个阶段性规划,可以奖励自己一个甜品。虽然羊毛出在羊身上,但刚才说了,时间管理其实就是情绪管理,不断调整自己的心理状态,甚至形成一种心理暗示,就有助于养成好的习惯。当然,千万不要以为正向激励就是吃东西,我本人就是教训,从我的身材大家就能看出,我在努力的过程中,给过自己多少正向激励。


这里再推荐一个名叫Playtask的 App。它有点儿类似人生升级打通关的游戏,在每日任务中写下个人想完成的任务或养成的习惯,然后把这些目标当成游戏任务执行,并给每项任务设定一个经验值。挣到相应经验值,就可以满足欲望库里的事项。例如,想买个8000元左右的单反,就在欲望库写上“单反需8000点”。剩下的,你自己看着办。


第六个,统筹叠加原则。写作、翻译或完成某项工作任务时,最好有一个远期目标,在做第一步时,就可以有意识地为下一步做准备,尽可能在逻辑上对接,在体系上能兼顾。而且,完成无数个小任务的过程,其实也是在为一个整体大目标做积累。


例如,翻译完《九人:美国最高法院风云》,我就开始规划写《大法官说了算:美国司法观察笔记》。当时选择的方式是先写专栏,用专栏的方式叠加。因为专栏时限是死的,每两周就得固定交稿,必须按时完成。专栏文章积累到一定数量时,就开始考虑这本书未来可以分为几个板块,每部分适合增加什么案例,然后按照规划增补,并注重强化不同板块和案例之间的逻辑关联。


又比如,我一直想把自己在清华法学院开设的《中国的司法制度和司法改革》课程整理成一本学术专著,原以为一个学期讲完,就能将讲义或课件汇集成书,但后来发现,这是一项非常浩大的工程。因为你不仅要讲问题和措施,还得梳理理论基础和制度传承。除了讲课,还得做很多基础研究。所以,现在的想法是,先把近年推进司改过程中一些解读性文章汇总到明年出版的《司法改革三十札》一书里,至于授课内容,还是得一个板块、一个专题推进,不断复盘研习,可能得再教上3-4个学期,好好沉淀积累,才能整理成书。



做顶层设计的人,喜欢强调地方探索的可复制性、可推广性,但时间管理更多是一种个人体验,甚至就是一个情绪管理和性格调适的过程。上面六个原则,仅是我的个人体会,未必适合每一位读者。


例如,在工作时,我已经习惯多线程并机作业,前一会儿可能在忙会议报告,接着就得去研究跨行政区划法院设置,这是工作特性逼出来的工作习惯。在繁重的工作任务面前,必须学会并机作业和适时切换。


但是,我身边就有朋友,一次只能专注一件事务,切换起来就比较困难。如果习惯无法养成,不妨在时间统筹上做点儿文章。例如,在专注做一件事过程中,可能会有很多杂事要处理(寄快递、打电话、报销、查邮箱等),那就不如集中一次解决,尽可能减少切换成本(如失去灵感、思路中断、逛淘宝、走神儿、聊微信等)。


以上即是我在个人管理上的一些体会,如果对您有所启发,不妨从读完下面这本书开始。




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