欢迎访问BINZZ励志网,分享好故事、传递正能量!
您的位置:Binzz首页 > 工作资料 >

职场人必备,这4招简便易行的时间管理技巧,大大提高工作效率

职场人必备,这4招简便易行的时间管理技巧,大大提高工作效率

添加时间:2018-01-11 17:13:43 来源:Binzz网[整理] 编辑:sjf

工作效率是很多职场人士头疼的问题,那么随之而来的就是时间管理显得越来越重要,但是现今的时间管理流派和方法众多,有的甚至很繁杂,那有没有适合职场人士使用,简便易行而且效果立竿见影的方法呢?

职场人必备,这4招简便易行的时间管理技巧,大大提高工作效率

咱先思考一下:职场人士平时工作接触最多的是什么?电脑和文件,还有文件夹。那么,你的办公桌、电脑桌面长啥样?你平常找一个文件需要多长时间呢?

工作中经常会出现这样的情况,领导或者同事让某位员工找一份文件,结果这位员工在自己的电脑上不停点击,在各种文件夹之间进进出出,最后还没找着……这场面,要多尴尬有多尴尬。所以,霸王君要给大家分享的第一套时间管理的组合拳就是:分类+排序+命名+搜索

1.文件分类根据使用场景

先从电脑桌面说起,将各种电脑软件按照你的使用场景进行分类,比如一名设计师的电脑,那么就可以这样分类:

各种设计软件分为一类;

QQ、微信等等通讯工具分为一类;

Word、Excel、PPT等Office软件分为一类;

文档、图片分成一类;

视频、音频分为一类;

职场人必备,这4招简便易行的时间管理技巧,大大提高工作效率

分完类之后,常用并且数量不多的软件,可以直接摆放在桌面,如微信、QQ等。其它数量多或者使用频率没那么高的软件可以按照类别建立一个文件夹,将属于这个类别的软件放入其中。

2.排序根据使用频率

数量少的软件可以手动排序,比如微信我就是放在桌面右上角的第一个,QQ排在它的下面,再下来是阿里旺旺……

数量多放到文件夹里的文件,然后可以点击鼠标右键,在分组依据里先按照类别进行分组,然后再在排序方式里面选择按照文件名或者修改日期进行排序。

核心就是一句话:怎么能够让你最快速地找到需要的文件就怎么排,你怎么习惯怎么排。

职场人必备,这4招简便易行的时间管理技巧,大大提高工作效率

3.文件命名符合查找规律

职场人士尤其是新进入职场的小白,在文件命名这一事情上非常随意,经常给文件命名为"111"、"123456"、"新建文本"等等,事后需要找这些文件时自己都不认识、找不着,或者将文件发送给其他同事结果其他同事也不认识,还得再跟你询问的情况,以至于在命名时你偷懒想节省的时间,却在使用的过程中还了回来,甚至还付上了利息。

那么该如何正确命名才能在使用中提高效率呢,给各位职场的小伙伴分享一个模板:日期+项目名称+人名+版本。比如一个文档:"20180109-企业策划方法-李明-1.0",发送给同事张三修改之后张三命名为:"20180110-企业策划方案-张三-2.0"。

职场人必备,这4招简便易行的时间管理技巧,大大提高工作效率

4.搜索利用工具

除了按照类别和规律手动查找文件之外,随着文件越来越多,我们就需要采用更高效的方式,那就是:搜索。

苹果电脑的同事用系统自带的搜索工具即可,而Windos系统的同事则可以下载一个免费软件——Everything。网上下载中文版即可,谁用谁好使。强烈推荐。

职场人必备,这4招简便易行的时间管理技巧,大大提高工作效率

好的,这就是今天跟各位职场小伙伴分享的第一套简单实用的职场办公时间管理组合拳。总结一下:

1. 根据自己的使用场景对电脑文件以及办公用品进行分类;

2. 按照软件及办公用品的使用频率进行排序摆放,方便自己及时使用;

3. 有规律的对文件进行命名,方便自己与同事辨认与查找;

4. 使用有效的工具提高办公效率。

PS:关于时间管理与提高办公效率的方法你有没有什么经验跟技巧愿意跟大家分享呢?欢迎在评论区留言~

最后,祝大家都能轻松应对工作中的各种困难。

——END——

    热门文章

    Binzz:让学习、工作和生活充满正能量 | 苏ICP备18031946号-1